Menu Management Training: stap voor stap-
Als je een van de volgende stappen niet kunt uitvoeren, ligt dat aan de instellingen van je gebruikersrechten. Als je denkt dat je gebruikersmachtigingen onjuist zijn, neem dan contact op met je beheerder om ze te laten wijzigen. Alleen uw beheerder is gemachtigd om wijzigingen aan te brengen in gebruikersrechten.
Tijd om te bouwen!
Stap 1: Dashboard
Stap 2: Menu
Stap 3: Rooms
Stap 4: Product categories
Stap 5: Products
Stap 6: Combos
Stap 7: Modifier Groups and Modifiers
Stap 8: Inzoomen op modifiers
Stap 9: Discount
Stap 10: Add Modifier And Discount Groups to Products
Stap 11: Reporting groups
Stap 12: Menu live!
Stap 1: Dashboard
Om te beginnen, log in en klik op “Menu” en vervolgens op “Corporate”.
Stap 2: Menu
Je komt op de "Menu" pagina, zie bovenste balk. Je ziet ook de optie om een "New Menu" toe te voegen. Klik hierop.
Er verschijnt een venster waarin je het menu een naam kunt geven en waarin je het nieuwe menu uit een bestaand menu kunt kopiëren.
Meerdere menu's worden gebruikt om verschillende product beschikbaarheid en prijzen naar verschillende locaties binnen uw organisatie/franchise te pushen. Bijvoorbeeld: prijsniveau in Den Haag kan hoger zijn dan uw prijsniveau in Rotterdam. Om deze reden raden we aan een "Den Haag Menu" en een "Rotterdam Menu" maken, zodat de producten en prijzen afzonderlijk beheerd kunnen worden.
Hierna kan je overgaan naar stap 3: "Rooms".
Stap 3: Rooms (wijken)
Klik op "Rooms" in de bovenste balk.
"Rooms" zijn verschillende wijken of verkooppunten. Binnen ''Rooms'' zijn er verschillende regels en bestel stromen. Klik op "New Room" om een nieuwe wijk aan te maken. Dan zie je dit scherm voor je, waar je middels de volgende stappen je wijk kunt aanmaken.
1. "Name": hier vul je de naam van de wijk in bijv. Bar/Restaurant/Terras/Counter.
2. "Room Type": deze functie is vrijwel altijd restaurant, tenzij je gebruik maakt van afhaal. Vink dan Third Party Room aan om Thuisbezorgd en/of UberEats aan te zetten.
3. "Room Category" geeft verschillende opties, hier een uitleg wat elke optie doet:
Restaurant: Dit type wordt gebruikt voor normale restaurant wijken met tafel service. Na het bevestigen van een order gaat het scherm weer naar het nummer pad waar je een nieuwe tafel kan openen voor de volgende order.
Party: wordt gebruikt voor een wijk waarop evenementen/partijen op worden aangeslagen. Geeft geen extra opties maar handig voor eigen administratie
Terrace: met deze optie blijft het scherm in de tafel nadat een order is bevestigd. Zo kan een tafel bijvoorbeeld meteen eenvoudig worden afgerekend na een bestelling.
Bar: een pop-up verschijnt nadat er op "Betaal" wordt geklikt met een veld voor "NAAM". Dit kan gebruikt worden voor afhaal. De naam wordt getoond op de ticket.
Beach: een pop-up verschijnt nadat er op "Betaal" wordt geklikt met een veld voor "NAAM" én "TELEFOONNUMMER. Dit kan gebruikt worden voor afhaal. De naam en telefoonnummer wordt getoond op de ticket. In combinatie met KDS wordt er een SMS naar de gast gestuurd nadat de chef in de keuken op "Done" heeft geklikt. "Your order is ready!"
Drive Thru: voor drive-in functies. Informeer naar de mogelijkheden.
Pickup: bij het openen van een nieuw ticket wordt er gevraagd om gegevens klant (naam+telefoonnummer), datum en pickup tijd. De ticket verschijnt in de keuken als ophaal tijd binnen de ingestelde productie tijd komt.
Delivery: bij het openen van een nieuw ticket wordt er gevraagd om gegevens klant (naam+telefoonnummer+adres), datum en bezorg tijd. De ticket verschijnt in de keuken als bezorg tijd binnen de ingestelde productie tijd komt.
Catering: voor catering functies. Informeer naar de mogelijkheden.
4."Ordering Options": Lees deze door en selecteer welke het beste past.
Instant Order: Deze methode wordt gebruikt voor directe verkoop/balie verkoop. Er wordt besteld en meteen daarna afgerekend.
Staged Order: Deze methode wordt gebruikt voor bijvoorbeeld een pizzeria, wanneer een gast belt om de bestelling door te geven. De order wordt aangeslagen en het afrekenmoment is wanneer de gast de bestelling komt ophalen.
Fine Dining: Deze methode wordt veelal in restaurants gebruikt. Hierbij wordt een tafel/ticket geopend en verschillende bestellingen door de medewerker geplaatst gedurende de periode dat de gast binnen is. De rekening wordt hier bij het opvragen van de gast pas afgedrukt.
5. Om je tafelnummer reeks aan je wijk te hangen, welke je nodig hebt bij een wijk met de ordering options die op Fine Dining staan, moet je naar store level. Klik op Menu en ga naar Store Level, hier klik je op Rooms en dan New Room, waar je onder Tables de reeks kunt invullen.
Als je alle "Rooms" hebt ingesteld voor verschillende wijken, kun je verder gaan met "Product Categories".
Stap 4: Product Categories
Klik op "Product" in de bovenste balk en klik op "New Product Category". 
"Product Categories" worden gebruikt om verschillende producten in het menu te groeperen. Bijvoorbeeld: "Ontbijt, Lunch, Voorgerechten, Hoofdgerechten en Dranken". Dit worden uiteindelijk ook de tabbladen boven in beeld op de kassa en handheld:
(voorbeeld foto POS)
Klik op ''New Product Category". Dit opent een nieuw venster waar alle instellingen in staan voor alle product category. Ik zal je een voorbeeld geven met "Hoofdgerecht".
1. In de eerste sectie voert u de categorienaam in.
2. Onder "Availability" zijn er 4 secties:
- "Menus": Selecteer alle menu's die deze productcategorie zullen bevatten.
De verschillende menu's worden aangemaakt op de eerste pagina "Menu".
- "Channels": Selecteer alle kanalen die deze productcategorie zullen bevatten. Het toewijzen van een categorie aan een kanaal beslist of die categorie wel of niet verschijnt in dat "bestelkanaal". Als je niet wilt dat deze categorie beschikbaar is voor catering of online bestellen, selecteer deze dan niet.
- "Room Categories" : Selecteer hier de wijk categorieën waarin dit tabblad naar boven mag komen. Je kunt dus onderscheid maken welke categorieën/tabbladen je ziet bij het openen van een ticket of tafel.
Room categories kunnen worden ingesteld onder het tabblad "Rooms"
- "Courses": Selecteer onder welke "gang" deze categorie valt.
3. Rechts in het scherm zie je het logo van een camera, klik op het wolkje met de pijl om een foto voor de categorie te uploaden. Druk op save.
4. Group settings: scroll naar beneden naar “Group Settings”
Onder "Group Setting" zijn er 3 secties:
- "Upcharge Groups”: Toeslagen/Extra's die beschikbaar zullen zijn voor alle producten in de categorie.
- "Ingredient Groups": Voeg hier een modifier group toe die beschikbaar wordt voor alle producten binnen deze categorie. Deze modifiers zijn op de POS beschikbaar onder de blauwe knop "modifiers" na het aanslaan van een product (zie onderstaande twee beelden, deze functies worden toegelicht in stap 7).
- "Discount Groups": Kortingen die beschikbaar zullen zijn voor alle producten in de categorie
5. Scroll verder naar beneden naar "New Product Defaults".
Onder "New Product Defaults" zijn er 8 secties: Dit zijn allemaal standaardinstellingen die bij het aanmaken van een nieuw product binnen deze categorie over worden genomen. Je kunt deze instellingen later wijzigen voor individuele producten indien nodig.
- "Base Modifiers": Modifiers die van toepassing zullen zijn op alles in de categorie. De modifier wordt aan ieder product gekoppeld wat binnen deze categorie valt en zal als pop-up omhoog komen iedere keer als het product wordt aangeslagen.
- "Tag Groups”: Tags die beschikbaar zullen zijn voor alle producten in de categorie.
- "Default Price": Wat de basisprijs is van alle producten in de categorie.
- "Default Tax Rate": Wanneer het menu wordt gepushed naar individuele winkels, zal het standaard belastingtarief van die locatie automatisch worden toegewezen aan het product.
- "Default Cost To Restaurant": Wat zijn de kosten van het basisproduct voor jouw restaurant. Dit helpt bij het rapporteren.
- "Default Size Group”: De standaard grootte opties voor de producten in de categorie.
- "POS Button Colour": Welke kleur wil je dat de categorie toont op het POS.
- "Default Reporting Groups”: Hier selecteer je onder welke categorie je de artikelen van de categorie wilt weergeven. Meestal zal dit onder dezelfde categorie zijn, maar soms zal het ook onder andere categorieën zijn (bijvoorbeeld een Caesar salade die staat in categorie "Salads" en ook in "Lunch")
Dit was het einde van de uitleg over "New Product Categories", je kunt door naar stap 5.
Stap 5: Products
1. Klik op "Products" in de bovenste balk, en daarna op "New Product" en dan wissel je van het Settings tabje naar de Products tab om vervolgens via "New Product" er producten aan toe te voegen. Er verschijnt nu een venster dat laat zien hoe u een nieuw product aanmaakt.
2. Voer de "Product Name" in; dit is de benaming hoe het product wordt getoond.
Company name: deze naam ziet u op de POS en KDS. Hier kunnen dus kortere namen worden gegeven om het overzichtelijker te maken voor het personeel (bijvoorbeeld: Fl Chardonnay).
Customer name: dit is de naam dit de gast op de rekening en/of Self Service Kiosk te zien zal krijgen (bijvoorbeeld: Fles Chateau Bourgogne Chardonnay).
3. De volgende stappen zijn vanzelfsprekend; "Price", "Cost to Restaurant" en"Tax".
3. "Product Description": dit is de beschrijving van het product zoals hij ook op de Online Order webshop zal worden getoond.
4. "Primary Reporting Group" en "Secondary Reporting Group" zijn de gekozen printers waar deze naar worden verstuurd (Keuken, Bar, Counter etc.)
5. "Nest product into parent" en "Add sub product": zie de artikel "Menu Management: Geavanceerde Instellingen".
Alle andere secties zijn standaard ingevuld. Opmerking: SSK staat voor "Self Service Kiosk".
Als je naar beneden scrolt, zie je "Product Modifiers" staan, dit pakken we later op nadat alle producten zijn toegevoegd. Je kunt hier momenteel geen keuzes maken omdat er geen product groepen bestaan. Deze zullen we samen in de volgende stappen aanmaken.
Stap 6: Combos
Combos zijn combinaties van producten die je als 1 verkoopt. Bij een combo kan gedacht worden aan bijvoorbeeld de bekende menu’s van een fast casual keten; ‘Wilt u alleen de sandwich? Of wilt u hier ook een drankje en friet bij voor €5,00?’
1. Klik op "Combos" op de bovenste balk.
2. Klik op "New Combo".
Er verschijnt nu een venster dat laat zien hoe je een nieuwe combo maakt.
3. Vul de volgende onderdelen in:
- "Combo Name”: Naam van de combo.
- "Price": Wat de prijs van de combo zal zijn.
- "Sales Tax": Wanneer het menu wordt gepushed naar individuele winkels, zal het standaard belastingtarief van die winkel automatisch worden toegewezen aan het product.
- "Available": Of het wordt weergeven op de POS of niet.
- "Menu": In welk menu de combo zal worden weergeven.
- "Display as product": Klik om het als een eigen product op de POS te tonen.
- "Combo Categories": Dit zijn de categorieën waar de combo zal verschijnen als "Display as product" is ingeschakeld.
- Klik op het wolkje met het pijltje om een foto toe te voegen.
Wanneer je de bovenste stappen hebt voltooid, kan je naar beneden scrollen waar staat "Combo Sections".
4. Klik op "New Section". Voeg de naam van elke optie binnen de combo toe. Selecteer alle producten die je inbegrepen wilt hebben. Voeg een toeslag toe indien nodig. Als je wilt dat een combo standaard producten heeft, kun je dat hier ook selecteren door het default vinkje aan te kruisen.
Als je je producten wilt up-sellen, kun je "Section products triggers combo" selecteren. Wanneer je dit doet, zal elke keer wanneer er op de POS op een individueel product wordt geklikt, gevraagd worden om een combo te bestellen. Hierbij help je jouw personeel te leren grotere bestellen te verkopen, en zo je omzet te verhogen.
Stap 7: Modifier Groups en Modifiers
1. Klik op “Modifiers” in de bovenste balk.
Modifiers zijn extra's of aanpassingen die u kunt toevoegen aan een product of product catergorie.
Er zijn 3 soorten modifiers:
- "Ingredient Modifiers": product aanpassing of toevoeging (Bakwijze, Toppings, Opties, Uitzonderingen, Toevoegingen, Sauzen/Dressings, etc)
- "Size Modifiers": maat aanpassingen (Klein, Middelgroot, Groot OF 250ml, 330ml, 500ml etc.)
- “Tags": Beschrijving modificaties (Extra, Minder, etc.) Deze kunnen worden gebruikt om alle ingrediënt wijzigingen te beschrijven. Ze hebben geen invloed op de prijs. Voorbeeld: minder dressing.
2. Voeg "Ingredient Modifiers" toe door te klikken op "New Group" onder kop "Ingredient Modifiers"
"Modifier Ingredient Group" heeft instellingen die je moet invullen voordat je individuele modifiers toevoegt.
- "Name": Naam van de modifier groep. Voorbeelden: bar extra, keuken extra of ijs toppings.
- "Base Options": Beperk het aantal modifiers per product.
- "Default Base Price": Basisprijs voor de modifiers binnen deze groep.
- "Upcharge Options": Extra's bovenop de basisprijs.
- "Default Upcharge Price": Standaard prijs voor eventuele extra modifiers.
Voorbeeld: "U mag zoveel Burger toppings hebben als u wilt, maar u mag slechts 3 toppings toevoegen aan uw Softijs. Als u meer dan 3 toppings aan uw ijsje toevoegt, betaalt u 0,25 cent voor elke toegevoegde topping".
3. Wissel van tab Settings naar tab Modifiers om Modifiers toe te voegen.
- "Name": Naam van de modifier. Voorbeelden: zonder tomaat, met citroen, met slagroom.
- "Base": Wat automatisch wordt geselecteerd elke keer dat je op het product klikt.
- "Extra": Je kunt hier de prijs instellen op: optellen, vermenigvuldigen, of een vaste kostprijs.
Onder "Advanced Settings” zijn er verschillende plekken om de modifier op toe te passen:
- "Available on SSK": Beschikbaar voor klanten om te kiezen op de Self Service Kiosk.
- "Available Online": Beschikbaar voor klanten om online te kiezen.
- "Non-Discountable": In zeldzame gevallen kan een modifier vrijgesteld zijn van kortingen of promoties. Ongeacht hoe de prijs van het product wordt gewijzigd tijdens de bestelling, de prijs van deze modifiers zal nog steeds worden toegepast.
Save & Close.
4. Je kunt nu de "Size Modifiers" toevoegen door te klikken op "+ New Group" en naar de Modifier tab te wisselen.
- "Name": Naam van de modifier groep.
Onder "Advanced Settings” zijn er verschillende opties om de modifier op toe te passen:
- "Available on SSK": Beschikbaar voor klanten om te kiezen op de Self Service Kiosk.
- "Available Online": Beschikbaar voor klanten om online te kiezen.
- "Non-Discountable": In zeldzame gevallen kan een modifier vrijgesteld zijn van kortingen of promoties. Ongeacht hoe de prijs van het product wordt gewijzigd tijdens de bestelling, de prijs van deze modifiers zal nog steeds worden toegepast.
5. Tags
- "Name": Naam van de modifier groep.
- "Name of tag": Naam van tag, deze zal verschijnen op de POS.
Save & Close.
Vervolgens komt het zo op de POS:
Wanneer je deze stap hebt afgerond is de basis van je menu afgerond. Na deze stap kunnen we extra opties toevoegen om je personeel zo goed mogelijk te helpen in het bieden van service aan je gasten.
Stap 8: Inzoomen op Modifiers
1. Klik op "Products" en kies een "Product Category"
2. Scroll naar beneden naar "Product Modifiers" en "Preselected Modifiers".
Modifiers die aan een product worden toegevoegd zullen als pop-up worden getoond op de POS en webshop. Bijvoorbeeld bakwijze keuze bij een stuk vlees.
Met preselection kan worden aangegeven wat de vooraf ingevulde "standaard" optie is. In dit voorbeeld is dat "medium".
Onder "Preselected Modifiers" zijn er een aantal andere dingen die je kunt doen.
- "Preselected Modifiers": Als je wilt dat een ingrediënt standaard bij een product wordt geleverd, moet dat ingrediënt worden gemarkeerd als een preselected modifier. Om een preselected ingrediënt te verwijderen tijdens het opnemen van een bestelling, deselecteer je het. Dit zal ook een melding naar de keuken sturen dat het product "GEEN ---" moet hebben. De KDS kan worden geconfigureerd om voorgeselecteerde modifiers op de KDS te tonen of te verbergen. Het is het meest gebruikelijk om ze te verbergen, omdat bijna alle medewerkers moeten weten hoe ze de producten van de restaurants moeten maken.
- "Hidden Modifiers": Sommige modifiers binnen modifier groepen zijn niet toegestaan (of hebben gewoon geen zin) om aan een product te worden toegevoegd of gesubstitueerd. In dit geval kunnen modifiers per product worden verborgen om dit te voorkomen. Het markeren van een modifier als hidden zorgt ervoor dat deze niet wordt weergegeven in het menu wanneer dat product geselecteerd is. Bijvoorbeeld de bakwijze toevoegen aan dranken is volledig onnodig.
Voor het gebruik van KDS kun je hier makkelijk de functie aan en uit zetten:
Ga naar Dashboard > Stores > Store Overview > Settings > Scroll naar KDS > Klik Edit > Schakel de functionaliteit rondom de Modifiers aan of uit.
Stap 9. Discounts
1. Klik op “Discounts” in de bovenste balk. 
Er zijn twee verschillende soorten discount groepen.
- "Item Discounts": Heeft alleen invloed op het individuele product waarop het wordt toegepast.
- "Order Total Discounts": Heeft invloed op de totale orderkosten.
2. Om een "Item Discount" aan te maken klik op "New Group". Er verschijnt een venster dat laat zien hoe je een nieuwe "Item Discount" aanmaakt.
- "Name”: Naam van de kortingsgroep.
- Kies hoeveel kortingen uit deze groep kunnen worden geselecteerd. Je kunt kiezen uit de opties "Unlimited Options" wat betekent dat de korting ongelimiteerd kan worden toegepast binnen het menu. De tweede optie is "One Option" wat maar een keer op producten binnen het menu kan worden toegepast. En de derde optie is "Specific Amount" waarna je kunt bepalen wat het maximum aantal kortingen zijn die kunnen worden toegevoegd.
- "Available for Which Menus": U kunt specifieke kortingen kiezen per locatie/menu.
3. Ga naar de volgende tab om de individuele kortingen in te voeren.
- "Name": Naam van de korting en druk op enter.
- Wat voor soort korting is het? Je krijgt de optie om "€ off", "% off", of "Fixed price" aan te vinken.
- Zorg ervoor dat de juiste korting "Active" aangevinkt staat om de functionaliteit te gebruiken en vice versa natuurlijk uit zetten om deze niet meer te gebruiken.
4. Je kunt nu verder door op Save & Close te klikken en naar "Order Discounts" te gaan. Dit lijkt vrijwel dezelfde stap als die je net hierboven hebt gedaan, let op! dat is het niet. Deze korting gaat over de gehele order ipv een product.
- "Name": Naam van de korting.
- Wat voor soort korting is het? "€ off", "% off", of "Fixed price"
- Is de korting actief? U kunt kortingen toevoegen die slechts voor een korte tijd gelden. Voorbeeld: Jaarlijkse Moederdag korting voor moeders. In plaats van elk jaar te verwijderen en opnieuw toe te voegen, kunt u hem gewoon deactiveren.
Stap 10: Add Modifier Groups and Discount Groups to Products
In deze stap kun je over meerdere Product Categorieën Modifiers en Discounts toepassen. Zo hoef je niet per product een modifier en/of korting toe te voegen maar in bulk te werk gaan.
1. Klik op "Products" en kies een "Product Category" uit die je zojuist hebt aangemaakt.
2. Als voorbeeld nemen wij "Ontbijt" waar we op klikken en daarna kies je linksboven voor het settings tabje.
3. Als je naar beneden scrolt zie je "Group Settings" staan. Hieronder zijn er drie instellingen "Upcharge Groups", "Ingredient Groups" en "Discount Groups".
4. Bij het ontbijt willen wij graag toeslagen toevoegen die hierbij passen binnen "Upcharge Groups". Denk hier bijvoorbeeld aan Extra Jam, Extra Bacon, Extra Slagroom wat je eventueel je gasten in het restaurant supplementair zou kunnen aanbieden (eventueel tegen een meerprijs).
5. Bij de volgende stap "Ingredient Groups" voeg je een modifier group toe die beschikbaar wordt voor alle producten binnen deze categorie. Deze modifiers zijn op de POS beschikbaar onder de blauwe knop "Modifiers" na het aanslaan van een product. Bij ons ontbijt voorbeeld kun je denken aan "Wit Brood, Meergranen Brood, Doorgebakken, Geen Boter". Dit zijn aanwijzingen expliciet doorgeven door de gasten in je restaurant waar de keuken zich bewust van moet zijn.
6. "Discount Groups" spreekt verder voor zich en kun je toevoegen aan deze "Product Category".
Stap 11: Reporting Groups (product groepen)
Reporting groups zijn de groepen die gebruikt worden om de inzichten, statistieken en rapportages weer te geven. Bij het aanmaken van producten kunnen straks Primary en Secondary reporting groups worden aangemaakt.
"Primary reporting groups": worden voornamelijk gebruikt om in te boeken in het boekhoudsysteem. Deze groepen komen ook bovenaan de accounting report voor de boekhouder met daarbij een splitsing van BTW. Het is daarom aan te raden om zo niet te veel primary reporting groups te gebruiken. Bijvoorbeeld: keuken, bar, events.
"Secondary reporting groups": hier kunnen meerdere groepen gebruikt worden om straks diepen in de statistieken te kunnen duiken. Bijvoorbeeld: koffie/thee, wijn, fris, vlees.
Stap 11: Push uw menu live
Klik op “Menu” in de bovenste balk.
Klik op het menu dat u live wilt pushen.
Klik op “Schedule Push”.
Voer de dag en het tijdstip in waarop u het menu live wilt pushen, zorg ervoor dat dit tijdstip in het verleden ligt. We raden aan om de menu pushes te plannen tijdens de gesloten uren van de winkel. Alle schema's zijn volgens de lokale tijd van de locatie.
Save & Schedule
Gefeliciteerd!
Uw basismenu is klaar. De laatste stap is het "PUSHEN" van het menu.
Mocht je lekker productief aan het WaiterPro-en zijn, dan kan je verder gaan naar "Menu Management: Geavanceerde Instellingen" om je Dashboard volledig in te stellen.