Partij module
⚠️ Let op: De partijmodule is momenteel alleen beschikbaar via de oude backend, niet via het nieuwe dashboard. U bereikt de oude backend via: Stores → Overview → Settings → Login to backend.
Wat kunt u met de partijmodule?
Met de partijmodule beheert u alle feesten en evenementen die u organiseert vanuit één centraal overzicht. Denk aan bruiloften, verjaardagen, jubilea of zakelijke bijeenkomsten. Vanuit de module kunt u:
- brochures versturen (Nederlands en Engels)
- offertes opstellen en verzenden
- bevestigingen sturen
- facturen aanmaken en versturen
Hieronder leggen wij uit hoe u stap voor stap te werk gaat.
Stap 1 — Een nieuwe partij aanmaken
Zodra een gast contact opneemt met een offerte- of informatieaanvraag, legt u de partij vast in het systeem. Klik op Nieuwe partij om te beginnen. U krijgt een invoerscherm te zien met alle relevante gegevens.
Wij adviseren u alle velden zo volledig mogelijk in te vullen. Hoe completer de informatie, hoe beter u de partij kunt opvolgen en communiceren naar de gast. Sla de partij op wanneer u klaar bent.
Uitleg van de velden
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Status | Kies uit: Nieuw – Optie – Definitief – Geweest – Geannuleerd. Zodra u de status op Definitief zet, verschijnt de partij automatisch in de kassa onder Reserveringen. |
| Datum | De datum waarop de partij plaatsvindt. |
| Tijd | Het aanvangstijdstip van de partij. |
| Optie tot | De uiterste datum waarop de gast een beslissing neemt. Na deze datum vervalt de optie. |
| Volwassenen | Aantal volwassen gasten. |
| Kinderen | Aantal kinderen. |
| Korting | Een eventuele korting in procenten (bijv. 10 voor 10%). |
| Gelegenheid | Kies het type evenement: Bruiloft – Feest – Jubileum – Verjaardag – Babyshower. |
| Locatie | De ruimte of zaal waar de partij plaatsvindt, bijv. Zaal A. |
| Naam / Bedrijfsnaam | De naam waaronder de partij geregistreerd staat. |
| Particulier / Bedrijf | Geeft aan of het om een particuliere gast of een zakelijke klant gaat. Dit heeft invloed op de BTW-weergave op de offerte en factuur. |
| Contactpersoon | De naam van uw directe aanspreekpunt voor deze partij. |
| Adresgegevens | Het adres van de gast of het bedrijf, gebruikt voor de factuur. |
| Kenmerk / Referentie | Het unieke partijnummer voor uw eigen administratie of die van de klant. |
| Offerte bedragen | Geeft aan of bedragen inclusief of exclusief BTW worden weergegeven, afhankelijk van particulier of bedrijf. |
| Opmerkingen intern | Notities voor uw eigen team. Deze verschijnen later op het werkblad en zijn niet zichtbaar voor de gast. |
| Opmerkingen klant | Informatie die naar de gast wordt doorgestuurd, bijv. in de offerte of bevestiging. |
Stap 2 — Partijen terugvinden in het overzicht
Na het opslaan kunt u de partij terugvinden in het partijenoverzicht.
U kunt eenvoudig zoeken door een zoekterm in te vullen of een status te selecteren. Klik op een van de kolomkoppen (Aangemaakt, Datum, Tijd, Status, Volw., Kind, Bedrag, Partijnaam of E-mail) om de lijst te sorteren — zowel numeriek als alfabetisch.
Om een partij te openen en te bewerken klikt u op het partijnummer aan het begin van de regel (in het voorbeeld hierboven is dit #8).
Stap 3 — Een partij bewerken en bestanden versturen
Nadat u een partij heeft geopend, kunt u verschillende acties uitvoeren: een brochure, offerte of bevestiging versturen. Zodra u een document heeft verstuurd, verschijnt er een groen vinkje achter de betreffende actie, zodat u altijd weet wat al is verzonden.
Stap 4 — Een offerte samenstellen (Nieuw arrangement)
Via de knop Nieuw arrangement stelt u een offerte samen. U heeft drie opties:
- Partijproducten (arrangementen): Voeg vooraf aangemaakte arrangementen toe aan de offerte. Dit is de aanbevolen methode.
- Nacalculatie: U werkt na afloop van de partij af wat er daadwerkelijk geconsumeerd is.
- Producten uit het kassamenú: Selecteer losse producten uit uw bestaande assortiment.
⚠️ Vrije invoer wordt afgeraden. Producten die u via vrije invoer invult, worden niet automatisch aangemaakt als product in de kassa. Maak een product altijd eerst aan in het systeem voordat u het toevoegt aan een offerte.
⚠️ Let op bij het invoeren van bedragen: gebruik altijd een punt als decimaalteken, nooit een komma.
❌ Fout:
3,95✅ Goed:3.95
Het totaaloverzicht van de arrangementen is ook zichtbaar in de offerte die naar de gast verstuurd wordt.
Tip: Weet u niet zeker of de offerte klopt? Stuur hem eerst naar uw eigen e-mailadres om alles te controleren, voordat u hem naar de gast verstuurt.
Stap 5 — Programma samenstellen
Via de knop Nieuw programma-onderdeel werkt u het programma van de avond uit in een tijdlijn. Denk aan aankomsttijd, diner, speeches, enzovoort. Dit programma wordt later ook automatisch weergegeven op het werkblad voor uw personeel.
Stap 6 — Offertes en facturen beheren
Verstuurde offertes en facturen zijn altijd terug te vinden in de partij zelf. Klik op Openen onder respectievelijk Offerte of Facturen om het document in te zien.
Daarnaast vindt u onderaan het partijenoverzicht een volledig factuuroverzicht met de volgende informatie:
| Kolom | Toelichting |
|---|---|
| Partijnaam | De naam van de bijbehorende partij. |
| Factuurnummer | Het unieke factuurnummer. Klik hierop om de betalingsstatus bij te werken. |
| Factuur | Klik op Openen om de factuur in te zien of af te drukken. |
Klaar om aan de slag te gaan? Heeft u vragen of loopt u ergens tegenaan? Neem contact op via 020-2223434 of maak een nieuw supportticket aan.