Let op: de partijen module is nog niet beschikbaar in het nieuwe dashboard maar alleen te benaderen via de oude backend. Je gaat naar de oude backend door naar stores - overview - settings - login to backend
Eerste contact
Via de partijmodule kunt u al uw partijen beheren. Het is mogelijk om brochures (NL / EN), offertes, bevestigingen en facturen te versturen via deze tool.
Vanaf het eerste contact met de gast, waarbij de gast in de meeste gevallen een offerte / informatieaanvraag voor een te organiseren partij in uw onderneming doet, kunt u deze functie gebruiken. U kiest ervoor om een nieuwe partij aan te maken door op Nieuwe partij te klikken, vervolgens krijgt u een overzicht van gegevens die u kunt invullen;
Om zo goed mogelijk gebruik te maken van deze functie raden wij u aan alles zo volledig mogelijk in te vullen. Vervolgens kiest u ervoor om deze partij op te slaan.
| Status | Nieuw – Optie – Definitief – Geweest – Geannuleerd |
| Zodra de partij op Definitief gezet wordt, zal de partij ook in de kassa onder Reserveringen verschijnen | |
| Datum | Datum van de betreffende partij |
| Tijd | Tijd van de betreffende partij |
| Optie tot | Uiterlijke datum waarop de status van de partij beslist wordt |
| Volwassenen | Aantal volwassenen |
| Kinderen | Aantal kinderen |
| Korting | Een eventuele korting in procenten |
| Gelegenheid | Bruiloft – Feest – Jubileum – Verjaardag - Babyshower |
| Locatie | Locatie van de partij, bijvoorbeeld ‘Zaal A’ |
| Opmerkingen Intern | Opmerkingen welke later op de worksheet komen te staan |
| Naam / Bedrijfsnaam | Naam van de partij |
| Particulier / Bedrijf | Betreft het een particulier of bedrijf? |
| Contactpersoon | Naam van uw contactpersoon |
| Adresgegevens | Voor het noteren op de factuur |
| Kenmerk / Referentie | Partijnummer |
| Offerte bedragen | In- en ex- BTW, voor respectievelijk particulier en bedrijf |
| Opmerkingen klant | Gegevens die worden door verzonden als info naar de gast |
Partijenoverzicht
Als u de partij opgeslagen heeft kunt u deze terug vinden in uw partijenoverzicht;
Door simpelweg een Zoekterm in te vullen of een Status te kiezen, kunt u eenvoudig alle partijen opzoeken.
Wanneer u op Aangemaakt, Datum, Tijd, Status, Volw, Kind, Bedrag, Partij naam of E-mail klikt, zullen de partijen zich in een chronologische volgorde sorteren, zowel numeriek als alfabetisch.
Door op het getal voor de partij te klikken (in het voorbeeld hierboven #8 voor de eerste partij van 2022-08-29) kunt u de partij openen waarna u deze verder kunt bewerken.
Bewerken van de partij
Om verschillende acties voor een partij te verrichten zult u de desbetreffende partij moeten openen. Vervolgens kunt u ervoor kiezen om verschillende bestanden te versturen. Wanneer u bijvoorbeeld een brochure of offerte verzonden heeft, zal er een groen vinkje achter deze actie komen te staan, zoals hieronder weergegeven;
Nieuw arrangement
Middels deze functie kunt u een offerte samen stellen. Een offerte kunt u maken door verschillende Partij producten (arrangementen) toevoegen aan de offerte, uit te gaan van nacalculatie, of kiezen voor producten uit het menu van de kassa.
Het gebruik van "vrije invoer" wordt niet geadviseerd aangezien deze invoer niet als een bestaand product in de kassa aangemaakt zullen worden. Maak dus altijd eerst een product aan.
Let er wel op, wanneer u zelf bedragen invoert ALTIJD een . (PUNT) gebruikt in plaats van een , (KOMMA).
3,95 EUR FOUT
3.95 EUR GOED
Het totale overzicht wat er onder uw arrangementen valt zal ook te zien zijn in de offerte. Wanneer u niet zeker bent van uw offerte, zorg er dan voor dat u deze alleen naar uw eigen e-mail adres toe stuurt, zo voorkomt u eventuele fouten en kunt u aanpassingen maken waar nodig.
Programma onderdeel
Vervolgens kunt u door op Nieuw programma onderdeel te klikken, het programma voor de avond uitwerken in een tijdlijn. Deze zal later ook getoond worden in het werkblad.
Offertes en Facturen
Wanneer u offertes en facturen heeft verstuurd zullen deze zichtbaar zijn door op de Openen te klikken onder Offerte en onder Facturen.
Alle facturen kunt u ook terug vinden in uw partijenoverzicht. Onderaan het overzicht van de partijen vindt u het overzicht van de facturen;
Partijnaam: Naam van de partij
Factuurnummer: Het bijbehorende factuurnummer, wanneer u deze opent kunt u de status van de betaling bewerken
Factuur: Door op openen te klikken, kunt de bijbehorende factuur inzien